Compartiment Secretariat si Relatii cu Publicul

secretariat

Atributii:

  1. Prezintă corespondenţa zilnic, primarului sau viceprimarului după caz, pentru repartizarea acesteia;
  2. Efectuează lucrări de secretariat tehnic, respectiv întocmirea procesului verbal al şedinţelor Consiliului Local;
  3. Ia masurile necesare publicării în presa a dispoziţiilor de convocare a Consiliului Local în şedinţe ordinare şi extraordinare în termenele prevăzute de lege;
  4. Asigură consemnarea dezbaterilor din cadrul şedinţelor Consiliului Local, precum şi a altor şedinţe dispuse de conducerea instituţiei;
  5. Asigură transmiterea potrivit legii a adreselor de convocare pentru consilieri şi a invitaţiilor pentru şedinţele Consiliului Local;
  6. Sprijină întocmirea materialelor supuse dezbaterii Consiliului Local;
  7. Efectuează lucrări de secretariat tehnic necesare bunei organizări a şedinţelor Consiliului Local, precum şi a altor şedinţe dispuse de conducerea instituţiei;
  8. Repartizează spre soluţionare petiţiile primite de la cetăţeni, urmăreşte respectarea termenului, a procedurii şi modului de soluţionare a petiţiilor prevăzut de lege si întocmeşte răspunsurile către petiţionari sau soluţionează în nume propriu scrisorile repartizate, potrivit O.G. nr.27/2002, cu modificările şi completările ulterioare;
  9. Petiţiile greşit îndreptate vor fi trimise în termen de 5 zile de la înregistrarea autorităţilor sau instituţiilor publice care au ca atribuţii rezolvarea problemelor sesizate, urmând ca petiţionarul să fie înştiinţat despre aceasta;
  10. Petiţiile anonime sau cele în care nu sunt trecute datele de identificare ale petiţionarului nu se iau în considerare şi se clasează potrivit O.G. nr.27/2002, dar se verifică totuşi când în cauză este implicat aparatul de specialitate sau instituţiile şi serviciile de sub autoritatea Consiliului Local;
  11. Întocmeşte semestrial informări cu privire la petiţiile înregistrate şi modul de soluţionare;
  12. Asigură săptămânal primirea cetăţenilor în audienţă şi ţine la zi „Registrul de audienţe”, în care consemnează problemele legate de cetăţeni, urmărind soluţionarea acestora de către persoanele sau instituţiile desemnate prin rezoluţie;
  13. Asigură convocarea consilierilor, a invitaţilor şi reprezentanţilor mass-media la şedinţele Consiliului Local, precum şi cu alte ocazii dispuse de preşedinte;
  14. Expediază corespondenţa şi înmânează, sub semnătură, pe compartimente, corespondenţa, după ce în prealabil a fost înregistrată şi repartizată de către organele de conducere;
  15. Verifică la expediere îndeplinirea cerinţelor de formă, la redactarea actelor, prevăzute de dispoziţiile legale în materie precum şi reglementările interne (antetul, adresa, nr. telefon, fax, semnăturile autorizate, iniţialele celui ce a redactat, dactilografiat şi numărul de exemplare);
  16. Efectuează lucrările de secretariat tehnic pentru comisiile de specialitate în vederea obţinerii avizelor necesare introducerii unui proiect de hotărâre pe ordinea de zi a şedinţelor Consiliului Local;
  17. Asigură rezolvarea solicitărilor privind informaţiile de interes public şi organizarea şi funcţionarea punctului de informare – documentare;
  18. Primeşte solicitările privind informaţiile de interes public şi comunică răspunsul în conformitate cu prevederile Legii nr.544/2001;
  19. Ține evidenţa răspunsurilor şi a chitanţelor remise de solicitanţi privind plata costurilor de copiere a materialelor solicitate;
  20. Preia de la structurile competente din cadrul autorităţilor şi instituţiilor publice lista actualizată cuprinzând informaţiile de interes public care sunt exceptate de la accesul liber, potrivit legii;
  21. Asigură organizarea şi funcţionarea punctului de informare;
  22. Asigură publicarea buletinului informativ al Consiliului Local care va cuprinde informaţiile de interes public comunicate din oficiu, prevăzute la art.5 din Legea nr.544/2001;
  23. Asigură disponibilitatea în format scris (afişier, broşuri, electronic) a informaţiilor comunicate din oficiu, prevăzute în art.5 din Legea nr.544/2001;
  24. Organizează în cadrul punctului de informare – documentare al instituţiei accesul publicului la informaţiile furnizate din oficiu;
  25. Întocmeşte anual un raport privind accesul la informaţiile de interes public care va cuprinde cele prevăzute la art.27 din Normele Metodologice de aplicare a Legii nr.544/2001;
  26. Asigură disponibilitatea în format scris a informaţiilor comunicate din oficiu, prevăzute în art.5 din Legea nr.544/200;
  27. Întocmeşte anual un raport privind accesul la informaţiile de interes public care va cuprinde cele prevăzute la art.27 din Normele Metodologice de aplicare a Legii nr.544/2001;
  28. Răspunde de păstrarea documentelor cu care lucrează şi predarea la arhiva primariei în luna februarie a anului următor;